SaaSの契約更新を依頼するメールは、契約期間・更新後の条件・返信や手続きの期限・相手にしてほしいことを明記すると伝わりやすくなります。以下の例文は、SaaS提供会社が利用企業へ更新を依頼する場合に使えます。
SaaSの契約更新を依頼するメール例文
件名：SaaS「サービス名」契約更新のご案内
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素より「サービス名」をご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社△△の〇〇です。
現在ご契約いただいている「サービス名」の契約期間が、〇年〇月〇日をもって満了となります。
つきましては、下記の内容で契約を更新いただける場合は、〇年〇月〇日までに本メールへご返信くださいますようお願いいたします。
- サービス名：〇〇
- 現在の契約期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
- 更新後の契約期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
- 更新後の料金：月額〇〇円（税込・税別）
- 更新手続きの期限：〇年〇月〇日
- お手続き方法：本メールへのご返信／更新申込書のご提出／管理画面からの手続き
契約内容に変更がない場合は、更新のご意思をお知らせいただければ、必要な手続きをご案内いたします。
ご不明な点や契約内容の変更に関するご相談がございましたら、お気軽にお申し付けください。
何卒ご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
株式会社△△
〇〇部 〇〇 〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：00-0000-0000
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短く伝えるSaaS契約更新メールの例文
相手が契約内容を把握しており、確認だけを依頼する場合は、次のように短くまとめられます。
件名：〇〇の契約更新についてのご確認
〇〇様
いつも「サービス名」をご利用いただき、ありがとうございます。
現在のご契約が〇年〇月〇日に満了となるため、契約更新についてご確認をお願いいたします。
更新後も現在と同じプラン・料金・契約期間で継続する場合は、〇年〇月〇日までに「更新希望」とご返信ください。
プラン変更や利用人数の変更をご希望の場合も、あわせてお知らせください。変更内容を確認のうえ、手続き方法をご案内いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
料金やプランが変わる場合の例文
更新時に料金、プラン、機能、利用条件などが変わる場合は、変更点をあいまいにせず、現在の契約との違いを示します。
件名：〇〇の契約更新および料金改定のご案内
〇〇様
平素より「サービス名」をご利用いただき、ありがとうございます。
現在のご契約が〇年〇月〇日に満了となるため、契約更新についてご案内いたします。
次回更新分から、以下のとおり料金および契約内容を変更させていただきます。
| 項目 | 現在 | 更新後 |
|---|---|---|
| プラン | 〇〇プラン | 〇〇プラン |
| 利用料金 | 月額〇〇円 | 月額〇〇円 |
| 利用可能人数 | 〇名まで | 〇名まで |
| 適用開始日 | ― | 〇年〇月〇日 |
上記の内容で更新をご希望の場合は、〇年〇月〇日までに本メールへご返信ください。
更新後の契約内容についてご不明な点や、別のプランをご希望の場合は、〇年〇月〇日までにお知らせください。ご利用状況に応じたプランをご案内いたします。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
顧客側からSaaS提供会社へ契約更新を依頼する例文
自社がSaaSの利用者で、提供会社へ更新を依頼する場合は、対象サービスと更新条件を明記します。料金や契約期間に変更がないか確認したい場合は、その点もメールに含めます。
件名：〇〇の契約更新手続きについて
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
現在利用している「サービス名」について、契約更新を希望しております。
- サービス名：〇〇
- 契約者名：株式会社△△
- 現在の契約期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
- 希望する更新期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
- 利用予定人数：〇名
更新後の料金、契約期間、手続き方法をご案内いただけますでしょうか。
現在の契約内容から変更がない場合の更新費用と、変更がある場合の内容をあわせてご提示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
契約更新メールに入れるべき項目
契約更新の依頼メールでは、次の項目をそろえると、相手が判断しやすくなります。
- 契約の対象：サービス名、プラン名、契約者名
- 現在の契約期間：いつ満了する契約か
- 更新後の契約期間：いつからいつまで継続するか
- 料金：金額、月額・年額、税込・税別
- 変更点：料金、機能、利用人数、支払条件など
- 手続き期限：いつまでに返信や申込みが必要か
- 相手にしてほしいこと：返信、申込書の提出、管理画面での操作など
- 問い合わせ先：担当者名、メールアドレス、電話番号
特に、更新後の料金だけでなく、適用される契約期間と料金の単位を明記することが重要です。「料金は据え置き」と書く場合も、月額・年額や税込・税別を添えると誤解を防げます。
更新を断る場合や、保留したい場合の返信例
契約更新を依頼した相手から、すぐに更新を決められないこともあります。その場合は、回答期限の延長や見積もりの確認を具体的に依頼します。
件名：Re：〇〇の契約更新について
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
契約更新のご案内をありがとうございます。
社内で契約内容を確認したうえで回答したく、恐れ入りますが、回答期限を〇年〇月〇日まで延長していただくことは可能でしょうか。
また、更新後の料金と利用人数を変更した場合の見積もりもご提示いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
更新しない場合は、理由を詳しく説明する必要がなければ、「契約期間満了をもって利用を終了したい」と簡潔に伝えます。ただし、解約の申出期限や手続きは契約内容によって異なるため、契約書や利用規約に定められた方法を確認してください。
SaaSの契約更新メールを送るときの注意点
契約満了日だけでなく、手続きの期限を示す
契約満了日と、相手が返信や申込みを行う期限は異なる場合があります。メールにはそれぞれの日付を分けて記載し、期限までに何をすればよいかも書きます。
自動更新かどうかを明確にする
自動更新の契約では、更新しない場合の申出期限が定められていることがあります。自動更新の有無や解約の条件を確認できていない場合は、「返信がなければ更新されます」などと断定せず、契約書や規約に沿った案内にしてください。
変更点は現在の契約と比較して書く
料金やプランが変わる場合は、「料金改定のお知らせ」だけで済ませず、現在と更新後を同じ項目で比較します。利用人数、機能、サポート範囲、請求方法などに変更がある場合も、対象を具体的に示します。
相手に求める対応を一つに絞って示す
「ご確認ください」だけでは、相手が返信すべきか、申込書を提出すべきか分かりません。「〇月〇日までに本メールへ『更新希望』と返信してください」のように、必要な行動を具体的に書きます。
まとめ
SaaSの契約更新を依頼するメールは、契約満了日、更新後の条件、手続き期限、相手に求める対応を入れると、内容が明確になります。料金やプランに変更がある場合は、現在の契約と更新後を比較して示し、自動更新や解約期限については契約書や利用規約に沿って案内しましょう。
